Les demandes de révision et de corrections d’office à l’ère de la signature numérique : l’expérience à la ville de laval

Dans les dernières années, au Service de l’évaluation foncière de Laval, tout comme plusieurs autres municipalités, nous avons converti de nombreux processus «papier» en processus numériques. Si au départ les considérations environnementales étaient en ligne de mire, les deux dernières années l’ont été plus pour s’adapter aux impacts du télétravail causés par la pandémie.

On m’a demandé de partager avec vous, notre expérience avec l’adoption d’une plateforme de signature numérique dans le cadre des demandes de révision et de corrections d’office. Sachez que la prémisse de base est de vous éviter le plus possible les divers problèmes techniques que nous avons rencontrés de notre côté, pour ceux et celles qui n’ont pas déjà basculé vers cette avenue et qui désirent le faire. Soyez avisé : cet article demeure très technique, traiter de ce sujet étant à mon avis impossible autrement!

Concrètement, le principal défi est de produire un document numérique ayant la même légitimité qu’un document papier.

Vous le savez déjà, ce qui scelle un document et lui donne son plein effet est l’apposition des signatures de toutes les parties. Lorsque le document est papier et que toutes les parties y apposent leur signature, aucune ambiguïté n’est possible. Lorsqu’il s’agit d’un document numérique, l’enjeu est entier. Quel type de signature aura le même effet qu’une signature papier?

Avant toute chose, il me semble important de départager les 3 types de signatures sur support électronique pour comprendre lesquelles sont utilisées avec la plateforme web que nous utilisons.

Source : site web ConsignO

Comment procéder pour qu’un document numérique ait la même légitimité qu’un document papier? Comment faire afin que ses signatures scellent le document?

Au départ, une agente doit insérer dans la plateforme numérique le document qui devra être signé par l’évaluateur responsable du dossier, l’évaluateur de la ville ou son suppléant, de même que par les contribuables, le cas échéant. En ajoutant ce document, l’agente établit la chaîne des signatures. Chacun des signataires recevra le document à signer par courriel ou un code sur son téléphone cellulaire et il n’aura qu’à appuyer sur « Approuver et Signer ».

Votre document est maintenant scellé et a la même valeur que s’il avait été signé en personne. Si, de prime abord, le tout peut sembler compliqué et lourd, il n’en est rien. Un peu de pratique et vous serez enchantés par sa facilité et rapidité d’exécution!

En résumé, la façon de faire:

Source : site web ConsignO

Voici à titre d’exemple le courriel qui sera reçu par chaque signataire selon la chaîne de signature établie :