Règlements généraux de l'AEMQ

Version du 13 mars 2015 (résolution 15-03-12)

Note : La version des règlements dont le secrétaire administratif est dépositaire, prime sur celle publiée sur le site Internet.

1. NOM

Le nom officiel de cette Association, suivant sa Charte, est :

« ASSOCIATION DES ÉVALUATEURS MUNICIPAUX DU QUÉBEC -QUEBEC ASSOCIATION OF MUNICIPAL ASSESSORS ».

2. BUT, OBJET ET MOYENS D'ACTION

Le but, les objectifs et les moyens d'action de l'Association sont ceux que définissent les Lettres patentes qui la constituent en corporation

3. DIRECTION ET SIÈGE SOCIAL

L'Association est dirigée par un Conseil d'administration, ci-après désigné le "Conseil".

Le siège social de l'Association est situé à l'endroit que désigne le Conseil par résolution, et où doivent être adressés tous les avis et communications destinés à l'Association, au Conseil ou au Secrétaire selon la loi et les présents règlements.

4. MEMBRES

L'Association a quatre (4) catégories de membres:
Les membres réguliers, les membres étudiants, les membres honoraires et les membres retraités.

Lorsqu'employé seul, le mot "membre" désigne les membres réguliers.

5. MEMBRES RÉGULIERS

Peut être admise comme membre régulier:

a. Toute personne qui participe à la confection d'un rôle d'évaluation foncière et/ou locative au sein d'une organisation municipale.

b. Toute personne qui participe à la confection des rôles, tel que susdit, comme associé ou employé au sein d'une société privée d'évaluateurs ou d'évaluateurs-conseil;

c. Toute personne qui, par ses fonctions ou son occupation, œuvre dans le domaine de l'évaluation foncière pour fins municipales au sein d'un organisme public ou privé.

6. MEMBRES ÉTUDIANTS

Peut être admise comme membre étudiant toute personne qui est inscrite à plein temps à un programme d'éducation tant au niveau collégial qu'universitaire, rattaché au domaine de l'évaluation immobilière et reconnu par le Conseil.

7. MEMBRES HONORAIRES ET RETRAITÉS

Le Conseil peut désigner membre honoraire toute personne qui, par ses activités ou son dévouement, a largement contribué au développement de la profession d'évaluateur dans le domaine de l'évaluation municipale. Un membre régulier peut être désigné comme membre honoraire, auquel cas il conserve tous ses droits antérieurs.

Pour être désignée comme membre retraité, une personne doit avoir été inscrite au tableau de l'Association comme membre régulier pendant une période consécutive d'au moins cinq (5) ans avant sa retraite. De plus, elle doit avoir abandonné définitivement ses activités associées à l'évaluation foncière municipale.

Les membres honoraires et retraités ont tous les droits et privilèges de l'Association, sauf ceux de voter, d'être éligible au Conseil d'administration et de proposer ou d'appuyer un candidat lors d'une mise en nomination.

8. ADMISSION

a. Toute demande d'admission doit être faite sur le formulaire prescrit disponible sur le site web de l'Association et transmise électroniquement par le candidat;

b. Telle demande doit être soumise au Comité d'admission qui est composé d'au moins deux (2) membres désignés annuellement par le Conseil;

c. Lorsque l'admission d'un nouveau membre survient après le 1er octobre d'une année, sa cotisation est valable pour l'exercice en cours et pour l'exercice suivant.

9. COTISATION

Une cotisation annuelle valant pour la période du 1er janvier au 31 décembre suivant doit être payée par tous les membres, sauf les membres honoraires. Le Conseil décide, chaque année, du montant de cette cotisation qui ne doit pas excéder 150,00 $ pour les membres réguliers. Pour les membres étudiants, elle ne doit pas excéder 75,00 $ et 50,00 $ pour les membres retraités

10. DÉCHÉANCE

Tout membre régulier, étudiant ou retraité qui n'acquitte pas sa cotisation au 1er septembre de l'exercice financier cesse d'être membre en règle, sur simple résolution du Conseil.

11. DESTITUTION

Le Conseil d'administration peut, après lui avoir fourni l'opportunité d'être entendu, destituer un membre dont la conduite est répréhensible ou nuisible aux intérêts de l'Association. Une motion à cet effet doit être faite à l'assemblée du Conseil d'administration et être approuvée au vote secret par au moins les deux tiers des membres du Conseil présents à l'assemblée; la décision est sans appel.

12. EXERCICE FINANCIER

L'exercice financier commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre.

13. ASSEMBLÉE PLÉNIÈRE

a. L'assemblée plénière annuelle a lieu chaque année dans les quatre (4) mois qui suivent la date de terminaison de l'exercice financier au lieu et date que le Conseil ou, à son défaut, le président détermine; à cette assemblée, l'ordre du jour comporte la présentation et l'adoption du rapport financier de l'exercice écoulé, les rapports soumis par le Conseil et l'élection des membres du nouveau Conseil.

b. L'ordre du jour doit également comporter toute question qui est du ressort d'une assemblée plénière et qu'un membre en règle de l'Association désire voir considérer par cette assemblée; dans ce cas, ce membre doit donner avis à cet effet au secrétaire-trésorier au moins trente (30) jours avant la date de l'assemblée et alors le secrétaire-trésorier doit en faire mention dans l'avis de convocation.

c. Sauf pour l'assemblée plénière annuelle, il appartient au Conseil de décider de la tenue des assemblées plénières et d'en fixer la date, le lieu et l'ordre du jour. L'expression "assemblée plénière régulière" employée dans les présents règlements désigne l'assemblée annuelle et toute assemblée plénière extraordinaire dont la tenue est décidée par le Conseil.

d. Néanmoins, le président ou quinze membres réguliers et en règle, sur demande écrite adressée au secrétaire-trésorier, peut ou peuvent faire convoquer dans les soixante jours de cette demande, une assemblée plénière extraordinaire en spécifiant le but de cette assemblée et les questions qui y seront soumises.

e. Toute assemblée plénière doit être précédée de l'envoi, au moins quatorze jours à l'avance, par la poste ou par courrier électronique, par le secrétaire-trésorier, à tous les membres, d'un avis écrit de convocation indiquant la date, l'heure, le lieu et l'ordre du jour de cette assemblée.

f. Le quorum à toute assemblée plénière est constitué des membres présents.

g. Seuls les membres réguliers ont droit de vote aux assemblées.

14. CONSEIL D'ADMINISTRATION

Le Conseil est composé de quinze (15) administrateurs, dont quatorze (14) sont élus, le président sortant de charge étant "ipso facto" administrateur durant le terme d'office de son successeur. À l'assemblée plénière annuelle, les membres procèdent à l'élection des administrateurs dont les postes seraient demeurés vacants.

Le nombre d'administrateurs issus d'une même organisation municipale (article 5 par. a) ou d'une société d'évaluateurs (article 5, par. b) ou autre organisme visé à l'article 5, par. C) est limité à deux (2).

15. DURÉE DU MANDAT

a. Le mandat des membres du Conseil d'administration est d'une durée de deux (2) ans.

b. Advenant le cas où un administrateur est élu président de l'Association au début de son mandat de deux ans et qu'il devienne président sortant pour la deuxième année de son mandat, le poste d'administrateur ainsi libéré est comblé par le conseil pour un terme d'un (1) an;

c. S'il y a des postes d'une durée de deux (2) et d'un (1) an à combler, les candidats ayant reçu le plus grand nombre de votes sont réputés être élus pour un mandat de deux (2) ans. Advenant le cas où tous les postes sont comblés sans qu'il y ait élection, les mandats de deux (2) ou un (1) ans sont tirés au sort.

16. ÉLECTION DE L'EXÉCUTIF

a. Aussitôt que faire se peut après l'élection du Conseil, le président alors en fonction, ou à son défaut, le vice-président, convoque une réunion du Conseil. Le quorum de cette réunion est de dix (10) administrateurs. À cette réunion, les administrateurs procèdent à l'élection d'un président, d'un vice-président et d'un secrétaire-trésorier parmi eux. Le Comité exécutif est nommé pour un (1) an.

b. Le président et le vice-président doivent être des membres visés par les alinéas a) ou b) de l'article 5.

c. À cette réunion, le nouveau Conseil peut également adopter les mesures qu'il juge nécessaires pour la conduite des affaires de l'Association et nommer un secrétaire administratif.

17. VÉRIFICATEUR

À l'assemblée plénière annuelle, l'Association doit nommer un vérificateur des comptes qui reste en fonction jusqu'à l'assemblée annuelle suivante ou aussi longtemps qu'il est renommé par cette assemblée.

18. AVIS D'ÉLECTION

Chaque année, avant le 60ième jour qui précède la date fixée pour la tenue de l'assemblée plénière annuelle, le secrétaire-trésorier fait tenir à chacun des membres, par courrier ordinaire et à sa dernière adresse connue, ou par tout autre mode approprié que détermine le Conseil, un avis énonçant les conditions requises pour se porter candidat à l'élection annuelle et l'informant de la date et du lieu de l'assemblée plénière annuelle.

19. CENS ÉLECTORAL

Pour être éligible à l'un des postes d'administrateur, il faut être membre régulier de l'Association depuis au moins un an avant la date de la clôture de la mise en nomination.

20. COMITÉ DE MISE EN NOMINATION ET D'ÉLECTION

Au plus tard le soixantième jour qui précède la date fixée pour la tenue de l'assemblée plénière annuelle, le président doit nommer un comité de mise en nomination et d'élection, ci-après appelé le comité dans les articles 20 à 23 inclusivement, composé de trois (3) membres réguliers ou retraités ne devant pas être candidats à l'élection. Ce comité doit se choisir un président; le secrétaire administratif est d'office membre dudit comité et agit comme secrétaire. Ce comité peut se réunir aussi souvent que nécessaire sur convocation du président ou du secrétaire. Au cas de démission, de refus ou d'incapacité d'agir d'un membre dudit comité, le président du comité choisit le remplaçant. Les membres de ce comité acceptent par écrit et s'engagent à remplir fidèlement leurs devoirs. Les décisions du comité sont prises à la majorité des voix des membres de ce dernier.

21. MISE EN NOMINATION

Tout membre désirant se porter candidat comme membre du Conseil doit faire tenir un avis écrit de sa mise en nomination signé par lui-même ou par deux (2) membres, au plus tard, le quarante-cinquième jour avant la date fixée pour la tenue de l'assemblée plénière annuelle.

22. PROCÉDURE AVANT L'ÉLECTION

a. Dans les quinze (15) jours qui suivent l'expiration du délai mentionné à l'article 21 pour la mise en nomination, le Comité doit se réunir pour prendre connaissance des candidatures et décider de leur validité à tous égards.

b. Si le nombre de candidats légalement mis en nomination ne dépasse pas le nombre des postes à pourvoir dans chacune des catégories, le président du Comité en fait rapport à l'assemblée plénière annuelle et celle-ci les proclame élus par acclamation.

c. S'il y a plus de candidats que le nombre de postes à pourvoir le Comité doit, avant le vingt-et-unième jour de la date fixée pour la tenue de l'assemblée plénière annuelle, faire préparer et expédier par courrier ordinaire à chacun des membres, des bulletins de vote portant les nom, prénom, adresse et occupation de chacun des candidats dans l'ordre alphabétique;

d. Si le nombre de candidats légalement mis en nomination est inférieur au nombre de postes à pourvoir, le président du Comité en fait rapport à l'assemblée plénière annuelle qui proclame les candidats mis en nomination élus par acclamation. Les postes vacants sont alors comblés séance tenante, sinon conformément à l'article 26.

23. PROCÉDURE D'ÉLECTION

a. Tout bulletin de vote doit porter les initiales d'un membre du Comité et être retourné dans l'enveloppe de retour accompagnant les bulletins.

b. Tout votant doit faire une marque sur le ou les bulletins de vote devant le nom des candidats pour qui il désire voter.

Si le votant ne remplit pas son ou ses bulletins tels que susdit, ou s'il y fait quelque marque ou signe pouvant l'identifier et ainsi violer le secret du scrutin, le ou les bulletins de vote sont rejetés lors du dépouillement.

c. Le votant doit ensuite faire parvenir le ou les bulletins à l'endroit indiqué par le Comité au moins dix (10) jours avant la date fixée pour la tenue de l'assemblée plénière annuelle, dans l'enveloppe qu'il a reçue à cette fin.

24. DÉPOUILLEMENT DU SCRUTIN

a. Dans les dix (10) jours précédant l'assemblée plénière annuelle, le scrutin est dépouillé par le président du Comité en présence d'au moins un des autres membres du Comité. Chaque candidat ou son représentant a droit d'être présent, mais à titre d'observateur seulement. Il appartient au candidat de s'enquérir auprès du secrétaire de la date et du lieu du dépouillement du scrutin.

b. Le président du Comité décide de toute irrégularité sur un bulletin de vote ainsi que de leur acceptation ou de leur rejet, et sa décision est finale et concluante. Au cas de parité des voix données en faveur de deux ou plusieurs candidats, mais dans nul autre cas, le président d'élection exerce un vote prépondérant;

c. Après le dépouillement des votes, le Comité dresse la liste des candidats en inscrivant le nombre de votes obtenus par chacun et détermine le nom des candidats ayant obtenu le plus de votes. À moins que les 2/3 des membres présents n'acceptent pas la liste soumise par le Comité, l'assemblée plénière proclame ces candidats élus aux postes d'administrateurs.

25. ENTRÉE EN FONCTION

Tout membre du Conseil demeure en fonction jusqu'à l'assemblée plénière annuelle suivant l'expiration de son mandat.

Il peut être réélu s'il possède les qualités requises: même après l'expiration de son mandat, un membre continue de remplir ses fonctions jusqu'à la nomination ou l'élection de son successeur. En assumant leur poste, les membres du Conseil s'engagent, par une déclaration conjointe, à respecter la constitution et les règlements de l'Association et à remplir fidèlement leur devoir selon la formule ci-après:

"Je soussigné, administrateur de l'Association des évaluateurs municipaux du Québec, consens à remplir fidèlement mon devoir et à respecter la constitution et les règlements de l'Association".

26. VACANCE

Toute vacance se créant au sein du Conseil durant le terme d'office d'un administrateur, de même qu'une vacance découlant de l'article 22, paragraphe d), peut être comblée par le Conseil pour la durée du mandat qui était attribué au siège concerné.

27. DEVOIRS DU PRÉSIDENT

Les devoirs du président sont les suivants:
• présider les assemblées;
• diriger les délibérations;
• soumettre les questions au vote;
• décider des points d'ordre;
• en cas d'égalité des votes, donner un vote prépondérant;
• signer les procès-verbaux conjointement avec le secrétaire-trésorier;
• signer les chèques ou effets négociables conjointement avec le secrétaire-trésorier.

28. DEVOIRS DU VICE-PRÉSIDENT

Le vice-président a les mêmes pouvoirs et devoirs que le président en cas de décès, d'absence, d'incapacité ou de refus d'agir de ce dernier.

29. DEVOIRS DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

a. Le secrétaire-trésorier agissant en sa qualité de secrétaire, doit:
• tenir les minutes des assemblées et en dresser procès-verbal;
• faire la correspondance;
• convoquer les assemblées;
• préparer et conserver une liste de tous les membres et de leur occupation;
• donner lecture aux assemblées des procès-verbaux, de la correspondance ainsi que des motions et propositions formulées;
• contresigner les procès-verbaux;
• fournir à tout membre qui en fait la demande dans un délai de huit jours et sur paiement d'un honoraire de 5,00$, copie de toute résolution adoptée par le Conseil ou l'assemblée des membres.

b. Le secrétaire-trésorier agissant en sa qualité de trésorier doit:
• percevoir les contributions des membres;
• recevoir tous les revenus de l'Association, en donner quittance et les déposer sans délai au crédit de l'Association à la banque ou caisse populaire approuvée par le Conseil;
• tenir les livres de comptabilité;
• faire rapport à chaque assemblée de l'état financier avec détails des recettes et déboursés;
• faire toute dépense régulièrement autorisée par le Conseil ou l'assemblée plénière des membres;
• donner communication au président, en tout temps et sur demande, des livres de l'Association;
• conserver les pièces justificatives de toutes dépenses et de tous les déboursés;
• contresigner tous chèques ou effets négociables au nom de l'Association.

30. DEVOIRS DES ADMINISTRATEURS

Les administrateurs doivent collaborer avec zèle et dévouement à toutes les initiatives de l'Association, assister régulièrement aux assemblées du Conseil et aux assemblées plénières, donner leur avis sur les questions soumises et faire les suggestions utiles pour promouvoir l'avancement ou la défense des intérêts des membres de l'Association.

31. DEVOIR DU VÉRIFICATEUR

Le vérificateur doit, dans les trois (3) mois qui suivent la clôture de l'exercice financier, procéder à la vérification des livres de l'Association et déposer un rapport de cette vérification aux mains du secrétaire-trésorier.

32. ASSEMBLÉES DU CONSEIL

a) Le Conseil décide de la date et de l'endroit de ses assemblées;

b) Toutefois, le président doit faire convoquer la première assemblée régulière du Conseil suivant celle où les officiers du Conseil ont été nommés dans les quinze jours qui suivent l'assemblée plénière annuelle;

c) Le président ou deux membres du Conseil peuvent, en tout temps, demander la tenue d'une assemblée extraordinaire du Conseil en indiquant son but; une telle assemblée a les mêmes pouvoirs qu'une assemblée régulière pour décider des questions qui constituent le but de cette assemblée;

d) Le quorum aux assemblées du Conseil est de huit (8) membres;

e) Les avis de convocation aux assemblées du Conseil doivent être donnés par le secrétaire, soit par écrit, soit par téléphone, soit par télécopieur ou par tout autre moyen de communication à moins que le Conseil en décide autrement;

f) Une assemblée tenue par voie de conférence téléphonique, par télécopieur ou par tout autre moyen de communication est réputée avoir été légalement constituée, pourvue que le quorum mentionné à l'alinéa d) du présent article soit respecté; une telle assemblée doit faire l'objet d'un procès-verbal.

33. ABSENCES

Tout membre du Conseil qui fait défaut d'assister à trois assemblées régulières et consécutives du Conseil sans motif raisonnable, devient susceptible d'être déchu de ses fonctions sur décision de la majorité des membres du Conseil prise en assemblée régulière.

34. SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF

Le Conseil peut, en tout temps, nommer une personne appelée secrétaire administratif pour remplir les fonctions d'adjoint au secrétaire-trésorier. Cette personne a le pouvoir d'exercer, sous l'autorité du secrétaire-trésorier, toutes et chacune des fonctions qui sont, aux termes des présents règlements, dévolues au secrétaire-trésorier. Si la personne choisie à ce poste fait partie du Conseil, elle doit au préalable démissionner pour remplir cette charge.

35. REPRÉSENTATION JUDICIAIRE

Le président, le vice-président, le secrétaire-trésorier, le secrétaire administratif ou tout autre officier ou toute autre personne nommée à cet effet par le président ou le vice-président sera autorisée et aura tous les pouvoirs pour comparaître et répondre du chef de l'Association, à tout bref, ordre ou interrogatoire sur des faits pertinents relevant d'un tribunal, et aussi pour l'Association, répondre aux saisies par voie d'opposition. Dans ce cas, une telle personne pourra remplir tous les affidavits ou déclarations assermentées pertinents à toute procédure judiciaire dans laquelle l'Association est engagée et pourra aussi demander la cession de biens ou faire une pétition de faillite contre tout débiteur de l'Association et assister et voter aux assemblées des créanciers ou accorder à ce sujet les procurations ou les mandats nécessaires.

36. REMBOURSEMENT DE DÉPENSES

Le Conseil peut accorder un remboursement pour toute activité effectuée dans l'intérêt de l'Association. Cependant, toute somme accordée à un membre du Conseil ou à un membre des comités sera conditionnelle à une résolution du Conseil d'administration.

Tout administrateur ou officier de l'Association, ses héritiers, exécuteurs et administrateurs, devront être indemnisés et remboursés à même les fonds de l'Association, de tout frais, charge ou dépense supportée par cet administrateur ou officier dans la poursuite de toute action, recours ou procédure dans laquelle il a été engagé relativement à un acte, une action ou une affaire exécuté ou permis par lui ou accompli dans l'exercice de ses fonctions. Il devra aussi être indemnisé et remboursé de tous autres frais, charges ou dépenses supportés par lui relativement aux affaires de l'Association, si ces frais, charges ou dépenses ne sont pas dus à sa faute et que l'Association accepte de l'indemniser.

37. COMITÉS

Le Conseil peut nommer des comités permanents ou spéciaux d'intérêt public ou de régie interne, d'étude ou d'action. Le but, les pouvoirs et la composition de ces comités sont déterminés par le Conseil.

Le président et le secrétaire-trésorier font partie ex-officio de tous les comités, sauf du comité d'élection. Les rapports des travaux de ces comités doivent être soumis au Conseil. Le secrétaire administratif peut assister aux séances des comités et y donner son avis, mais il n'a pas le droit de participer aux décisions.

38. BANQUE OU CAISSE POPULAIRE

Le Conseil peut:

a. Autoriser en tout temps, par résolution, tout administrateur ou officier de l'Association et toute autre personne étant membre ou non de l'Association, à gérer, à transiger et à régler les affaires de banque de l'Association; à faire signer, accepter, tirer, endosser et exécuter pour l'Association et en son nom tout document jugé nécessaire ou utile relativement aux affaires de la banque ou caisse populaire, les chèques payés et autres effets portés au débit du compte de l'Association; à certifier tous comptes et tous soldes de compte entre l'Association et la banque ou caisse populaire.

b. Déléguer à une ou plusieurs personnes, partie ou totalité des pouvoirs donnés par les présentes au Conseil d'administration.

Tout acte, document, transfert, contrat, engagement, bon, obligation ou autre chose liant l'Association pourra être signé par le président, le vice-président ou par un administrateur, ou selon la méthode déterminée par une résolution des administrateurs.

Sauf ce qui est dit ci-dessus ou ce qui est autrement prévu par les règlements de l'Association, ou ce qui est normalement nécessaire dans le cours habituel des affaires de l'Association, aucun administrateur, officier, agent ou employé n'aura de pouvoir ou d'autorité pour lier l'Association par contrat ou pour autrement l'obliger ou engager son crédit.

39. AMENDEMENTS AUX RÈGLEMENTS

Pour amender les présents règlements, il faut suivre la procédure suivante:

a) Un avis de motion, contenant le texte de l'amendement, doit, après avoir été signé par le proposeur et l'appuyeur qui sont tous deux membres, être remis au secrétaire-trésorier à une assemblée plénière ou à une assemblée du Conseil;

b) Cette motion doit être soumise par le secrétaire-trésorier à l'assemblée suivante du Conseil et celui-ci doit alors en disposer en observant les règles de procédure ordinaires;

c) Si le Conseil accepte l'amendement proposé, avec ou sans modification, cet amendement doit être soumis pour ratification à la prochaine assemblée plénière régulière ou spéciale;

d) Si le Conseil rejette l'amendement proposé, les proposeurs peuvent s'ils sont appuyés par cinq (5) membres, en appeler de cette décision à une assemblée plénière;

e) Dans tous les cas, le texte de l'amendement à être soumis à une assemblée plénière doit être reproduit dans l'avis de convocation à cette assemblée;

f) Toute proposition d'amendement, pour être adoptée, doit l'être à la majorité des deux tiers des voix exprimées des membres présents.

40. ORDRE DU JOUR

À toute assemblée régulière du Conseil, l'ordre du jour est le suivant:
• ouverture par le président;
• appel nominal des membres du Conseil;
• lecture et adoption du procès-verbal de l'assemblée précédente;
• communication et adoption du rapport financier;
• lecture de la correspondance;
• rapport des comités;
• affaires commencées ou ajournées;
• affaires nouvelles;
• remarques et suggestions dans l'intérêt de l'Association.

41. PROCÉDURE DES ASSEMBLÉES

Les règles de procédure ordinaires des assemblées délibérantes s'appliquent à toute assemblée de l'Association, sauf dans les cas d'exception donnés aux présents règlements.

42. ENTRÉE EN VIGUEUR

Les présents règlements entrent en vigueur à compter de leur adoption par une assemblée plénière des membres et remplacent les règlements actuellement en force qui sont abrogés.

Cette abrogation et ce remplacement n'ont pour effet d'affecter aucune résolution, décision, ordre ou procédure entreprise ou faite non plus qu'aucune matière ou chose faite ou accomplie en vertu des règlements abrogés de l'Association